Het gebruik van een derdengeldrekening is noodzakelijk teneinde de werkwijze van de leden (ZLTO, WLTM, Arvalis, Agrivesta) te uniformeren alsmede teneinde cliënten maximale waarborgen te bieden aangaande een correct beheer van de uitstaande gelden.
De bevoegdheid tot overschrijving van een bedrag van de derdengeldrekening dient door elk van de leden afzonderlijk te worden geregeld. Dat kan een bestuur van een stichting zijn (stichting cliëntgelden) of een ander orgaan. Er zijn minimaal 2 personen hiervoor verantwoordelijk zodat de overboekingen gecontroleerd plaatsvinden.
Werkwijze na overeenstemming en ondertekening(koop-)overeenkomsten
Koper stort op het overeengekomen tijdstip de (koop-)som op bankrekeningnummer ten name van de betreffende derdengeldrekening. Ten behoeve van de verrekening wordt in een onderliggende (koop-) overeenkomst het (bank-) rekeningnummer van de begunstigde opgenomen, zodanig dat begunstigde door ondertekening van de overeenkomst blijk geeft van bekendheid met de bestemming van de gelden.
Het lid/makelaar bericht de rechthebbende van de ontvangst van de geldsom
De uitbetaling aan rechthebbende vindt plaats op aangeven van het betrokken lid/makelaar. Het lid overtuigt zich ervan dat aan de voorwaarden voor uitbetaling is voldaan.
Hiertoe dient hij in het bezit te zijn van de volgende formulieren en deze beschikbaar te stellen aan degenen die de uitbetaling kunnen doen:
- ondertekende koopovereenkomst;
- door verkoper en koper ondertekend meldingsformulier registratie fosfaatrechten;
- kopie bankafschrift derdengeldrekening waaruit de storting van de koopsom blijkt;
- kopie beschikking waaruit blijkt dat aan de voorwaarden in de koopovereenkomst is voldaan
(= Registratie heeft plaatsgevonden); - een door cliënt ingevuld en ondertekend “Cliëntgeldenformulier uitbetaling cliëntgelden”
Geen overschrijving van in beheer zijnde gelden vindt plaats indien:
- de daartoe strekkende voorwaarde in de onderliggende overeenkomst, of ander dossierstuk, niet is vervuld;
- er onduidelijkheid bestaat over de vraag of de belegde gelden al dan niet mogen worden overgemaakt, terwijl belanghebbenden daarover verdeeld zijn. In dit geval blijven de geldmiddelen in beheer totdat hetzij een overeenkomst tussen belanghebbenden, hetzij een rechterlijke of arbitraire uitspraak, uitsluitsel geeft omtrent de bestemming van de gelden;
- indien er naar het oordeel van het lid en/of een bestuurslid teveel onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid van de overboeking, in welk geval belanghebbenden om een eensluidende bevestiging zal worden gevraagd.